1. Na start – podstawowe dokumenty

Dochody z Niemiec
Lohnsteuerbescheinigung (niemiecki PIT) od każdego pracodawcy albo ostatni kwit wypłaty (Lohnabrechnung, np. z grudnia) z danego roku od każdego pracodawcy.
Jeżeli nie masz żadnych dokumentów, bez obaw – postaraj się zanotować chociaż nazwę firmy, jej adres i okres pracy. Będzie to wymagało więcej pracy z naszej strony, ale wszystko do uratowania.

Świadczenia zastępcze z Niemiec (jeśli były w danym roku):
Arbeitslosengeld, Krankengeld (po 6 tygodniach choroby wypłatę świadczeń przejmuje kasa chorych), Elterngeld, Mutterschaftsgeld.
Jeżeli nie masz zaświadczeń – wystarczy wejść na konto bankowe i zliczyć łączną kwotę wpływów za rok dla każdego rodzaju świadczenia osobno.

Dochody z Polski/innych krajów
Jeśli wystąpiły takie przychody, wystarczy o tym wspomnieć w wiadomości, podając chociaż orientacyjną kwotę zarobioną w Polsce.
Przy braku dochodów w Polsce – krótka notatka: „PL0 – brak dochodu z Polski” w pełni wystarczy do opracowania dokumentów.
Zaświadczenie EU/EOG można pobrać później – pobiera się je z polskiego Urzędu Skarbowego.

Informacje rodzinne
Dzieci (imiona, daty urodzenia) – podajemy, jeśli chodzi o samotnie wychowującego rodzica lub jeśli wystąpiły koszty związane z opieką, np. żłobek, przedszkole, szkoła, świetlica, opiekunka/niania, czesne za szkoły prywatne.
W przypadku rozliczenia z małżonkiem/małżonką należy podać datę ślubu i datę urodzenia.
Czy małżonek/małżonka pracował w Polsce? (orientacyjna kwota zarobku) – przy braku dochodów w Polsce – krótka notatka: „PL0 – brak dochodu z Polski”.

Dane bankowe do zwrotu
IBAN (konto w Niemczech lub innym kraju).
Przy koncie poza Niemcami – dodatkowo SWIFT/BIC lub nazwa banku.

2. Jak spisywać koszty – proste zasady

Podawaj tylko koszty udokumentowane (faktury, rachunki, potwierdzenia przelewów).
Nie rozbijaj wszystkiego na wiele pozycji – wystarczy jedna linijka na kategorię, np.
„Zdrowie – lekarze + leki + rehabilitacja – łączna kwota ok. 900 EUR.”
Jeśli jakaś kategoria Cię nie dotyczy – po prostu ją pomiń.
Koszty z Polski (lub innego kraju UE) są istotne – liczy się związek z pracą lub sytuacją życiowo-rodzinną.
Przy wątpliwych pozycjach dopisz po prostu „?”, żeby można było to omówić.

3. Lista punktów – co zanotować

Dojazdy do pracy
okres zatrudnienia (np. „01.01.2024–31.12.2024” – chociaż orientacyjnie),
adres faktycznego miejsca pracy (tam, gdzie naprawdę dojeżdżałeś, nie siedziba firmy),
odległość w jedną stronę (km) między domem a miejscem pracy.
„Dojazd do pracy: 25 km w jedną stronę, cały rok 2024. Adres: …”

Jeśli dojazd był powyżej 56 km w jedną stronę – dopisz roczny przebieg auta, czyli jaka jest różnica pomiędzy dwoma przeglądami rocznymi w największym możliwym stopniu obejmującymi rok, który opracowujemy, na przykład jeden przegląd techniczny z 1 listopada 2023 – 200 tys. kilometrów minus drugi przegląd techniczny 31 października 2024 – 240 tys. kilometrów da nam wartość 40 tys. kilometrów przebiegu rocznego.

Zdrowie i leczenie
Jeśli w danym roku miałeś koszty związane ze zdrowiem, zanotuj łączną kwotę, m.in.:
lekarze, szpital, zabiegi, operacje, leki na receptę i bez recepty,
rehabilitacja, fizjoterapia, masaże, psychoterapia, logopeda,
okulary, soczewki, aparat słuchowy, aparaty ortodontyczne, protezy,
sprzęt rehabilitacyjny (kule, ortezy, stabilizatory, wózek, łóżko rehabilitacyjne),
transport medyczny, badania laboratoryjne, bardziej nietypowe terapie, np.:
terapia helatowa, ergoterapia, przeszczepy komórek macierzystych, „niekonwencjonalne” metody leczenia,
zabiegi typu inseminacja.

Jak zapisać (jedna linijka): „Zdrowie (lekarze, leki, rehabilitacja, transport medyczny, terapie specjalistyczne) – łączna kwota ok. … EUR.”

Sprzęt do pracy i materiały (Arbeitsmittel)
Wszystko, co służy do Twojej pracy:
odzież robocza, obuwie ochronne, rękawice, kaski,
laptop, monitor, telefon, drukarka, biurko, krzesło biurowe,
narzędzia, sprzęt specjalistyczny, literatura fachowa, materiały biurowe.
Zasada kwotowa: zakupy powyżej ok. 103 EUR – zapisz łączną kwotę takich wydatków:
„Sprzęt do pracy (laptop + krzesło) – łączna kwota 750 EUR.” – zakupy poniżej tego progu będą ujęte, bez dokumentowania.

Pojazd – silnik, kradzież, wypadek
Chodzi o sytuacje wyjątkowe, a nie normalne „eksploatacyjne” koszty:
wymiana całego silnika (części + robocizna), z informacją o przebiegu w chwili wymiany,
kradzież auta (wartość szkody, minus zwrot z ubezpieczenia),
wypadek – koszty napraw, szkód, odszkodowań.
Przykłady: „Silnik – łączny koszt 8 000 zł, przebieg auta w chwili wymiany ok. 240 000 km.”
„Kradzież auta – strata 20 000 zł, zwrot z ubezpieczenia 10 000 zł.”
„Wypadek – koszty napraw 3 500 EUR, brak zwrotu.”

Home Office – praca z domu:
podaj orientacyjną liczbę dni pracy z domu:
„Home office – ok. 80 dni w roku 2024.”

Podwójne gospodarstwo domowe (Doppelte Haushaltsführung)
Jeśli masz główny ośrodek życia w Polsce, a przy pracy w Niemczech wynajmujesz mieszkanie:
adres mieszkania w Niemczech i okres wynajmu, miesięczny koszt czynszu i opłat,
jak często dojeżdżasz do domu rodzinnego, podaj też ten adres (np. raz w tygodniu, 320 km w jedną stronę).
Zanotuj, od kiedy masz rzeczywiste zameldowanie w Niemczech.
„Podwójne gospodarstwo – mieszkanie DE od 01.03.2024 do 31.12.2024, czynsz + opłaty 500 EUR; dojazd do rodziny raz w tygodniu, 320 km w jedną stronę.”

Ubezpieczenia prywatne związane z pracą
Wpisz roczne składki za: ubezpieczenie prawne (Rechtsschutz), ubezpieczenie od wypadków, ubezpieczenie OC zawodowe,
„Ubezpieczenia prywatne (Rechtsschutz + OC prywatne) – łączna kwota 800 zł.”

Prawo jazdy i inne uprawnienia zawodowe
Jeżeli robiłeś prawo jazdy wymagane w pracy (np. C/CE, D), kurs na wózki widłowe, dźwigi, inne uprawnienia, i masz na to faktury:
„Prawo jazdy C+E – łączna kwota 2 500 zł (wymóg w pracy kierowcy).”

Koszty procesowe (sąd/adwokat) związane z pracą
Dotyczy spraw związanych z życiem zawodowym (np. spór z pracodawcą):
honorarium adwokata, opłaty sądowe, inne koszty tej sprawy.
„Postępowanie sądowe przeciwko pracodawcy – łączna kwota 300 EUR (adwokat + opłaty).”

Kursy językowe
Kursy językowe używane w pracy:
szkoła językowa, płatne aplikacje, indywidualne lekcje.
„Kurs języka niemieckiego – łączna kwota 600 EUR.”

Rozwój zawodowy i osobisty (szkolenia, studia)
Wszelkie dokształcanie związane z obecną lub przyszłą pracą:
szkolenia, kursy, seminaria, studia podyplomowe, studia wyższe, kursy online/offline powiązane z zawodem.
„Kurs programowania – łączna kwota 2 000 zł.”

Związki zawodowe i izby branżowe
Składki do:
związków zawodowych podzielonych branżowo, np. IG Metall, Ver.di itd.,
izb / organizacji zawodowych (np. izba inżynierska, lekarska).
„IG Metall – łączna kwota składek 600 EUR.”

Usługi rzemieślnicze (Handwerkerleistungen)
Praca fachowców w mieszkaniu/domu:
naprawy, remonty, modernizacja instalacji itp.
Liczy się robocizna, plus materiały. Płatność przelewem.
„Robocizna – łączna kwota 2 500 EUR, Materiały – łączna kwota 2 500 EUR”

Pogrzeb bliskiej osoby
Jeśli poniosłeś koszty pogrzebu: zakład pogrzebowy, miejsce pochówku, pomnik, transport, opłaty cmentarne.
„Pogrzeb ojca – zakład pogrzebowy, łączna kwota 4 000 zł.”

Niepełnosprawność w Niemczech
Jeśli posiadasz dokumenty o niepełnosprawności wydane w Niemczech (np. orzeczenie, legitymacja) – zrób ich zdjęcie.
Orzeczenia wydane w Polsce nie mają wpływu na efekty rozliczenia.

W praktyce, oprócz wymienionych wyżej punktów, często pojawiają się także inne, bardziej indywidualne możliwości uwzględnienia wydatków. Podczas analizy dokumentów zwrócę uwagę również na takie sytuacje.